Oder: Wie kommuniziere ich mit einem Boomer/Gen X, ohne dass wichtige Dinge im digitalen Bermudadreieck verschwinden?

Es gibt Momente im Leben, da stellt man fest: Kommunikation ist nicht dann gelungen, wenn man etwas gesagt hat. Kommunikation ist gelungen, wenn das Gegenüber es mitbekommen, verstanden, richtig eingeordnet und idealerweise nicht direkt wieder vergessen hat.

Und genau hier beginnt das Abenteuer.

Immer wieder erlebe ich, dass Menschen in einer Art und Weise kommunizieren, die ich nicht erwartet habe. Oder dass sie Erwartungen haben, die ich nicht als solche erkannt hätte. Manchmal wurde „doch kurz geschrieben“. Manchmal „stand es im Chat“. Manchmal war es „in Teams“. Manchmal kam es über einen Messenger, den ich zwar installiert habe, aber eher wie einen abgelegenen Briefkasten auf einem stillgelegten Bahnhof nutze.

Deshalb hier ein kleiner, ernst gemeinter Leitfaden zur Kommunikation mit Menschen wie mir: irgendwo zwischen Boomer und Gen X, beruflich nach 25 Jahren Softwareentwicklung bei SAP inzwischen Professor im Fachbereich Wirtschaft mit Schwerpunkt Informatik, aber auch mit einem ordentlichen Anteil BWL im Alltag. Also jemand, der beruflich durchaus weiß, was strukturierte Kommunikation, Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten sind.

Gleichzeitig bin ich Nerd in Sachen Elektronik und Gadgets. Ich mag Technik. Ich probiere gerne Dinge aus. Ich habe viele Kanäle, viele Tools, viele Geräte und vermutlich auch mehr Ladegeräte als gesunde Menschen brauchen. Es liegt also nicht daran, dass ich digitale Kommunikation ablehne. Im Gegenteil: Ich finde sie spannend. Aber spannend heißt nicht automatisch übersichtlich.

Vorweg: „Boomer“ ist hier liebevoll gemeint. Nicht als Schimpfwort, sondern als Betriebsanleitung. Und wie bei jeder guten Betriebsanleitung gilt: Man liest sie meistens erst, wenn etwas nicht funktioniert hat.

1. Der wichtigste Kanal ist immer noch: persönlich

Ja, ich nutze viele digitale Kanäle. Sehr viele sogar. E-Mail, MS Teams, WhatsApp, Signal, Telegram, Facebook, Instagram, Discord, X und vermutlich noch ein paar, die ich vergessen habe, weil sie irgendwo zwischen Registrierung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passwort-Zurücksetzen liegen geblieben sind.

Trotzdem ist mein Lieblingskanal erstaunlich altmodisch: vorbeikommen und reden.

Persönliche Kommunikation hat einen großen Vorteil: Man sieht, ob das Gegenüber verstanden hat, worum es geht. Man merkt, ob etwas wichtig ist. Man kann Rückfragen stellen. Man kann Zwischentöne wahrnehmen. Und man kann gemeinsam feststellen, ob aus „könnte man mal machen“ tatsächlich ein Auftrag, eine Bitte oder nur ein Gedanke war, der zufällig den Raum verlassen hat.

Wenn vorbeikommen nicht geht: telefonieren. Oder Sprachchat. Auch das ist völlig in Ordnung.

Nur bitte keine Sprachnachrichten!

Eine Sprachnachricht ist für mich wie ein kleiner Podcast ohne Inhaltsverzeichnis, ohne Suchfunktion und ohne Garantie, dass die entscheidende Information nicht bei Minute 2:43 neben einem vorbeifahrenden LKW erwähnt wird. Für schnelle Stimmungen okay, für konkrete Informationen eher schwierig.

2. E-Mail ist nicht tot. E-Mail ist der Aktenordner mit Suchfunktion.

Viele halten E-Mail für alt. Ich halte E-Mail für verbindlich.

Wenn etwas nachvollziehbar sein soll, wenn es weitergeleitet werden muss, wenn es später noch auffindbar sein soll oder wenn aus einer Information irgendwann eine Entscheidung wird, dann ist E-Mail der richtige Kanal.

E-Mail bedeutet für mich: Das ist relevant. Das darf dokumentiert sein. Das kann ich wiederfinden. Das kann ich weitergeben. Das kann ich sauber beantworten.

Natürlich kann auch eine E-Mail übersehen werden. Aber sie verschwindet nicht so schnell in der Flut wie eine Chatnachricht zwischen „Kann jemand den Schlüssel mitbringen?“ und „Hier ist ein lustiges Bild von einem Hund im Vereins-T-Shirt“.

Deshalb mein Grundsatz: Was verbindlich ist, gehört in eine E-Mail.

Nicht zwingend lang. Nicht bürokratisch. Nicht mit Anhang „final_final_neu_wirklich_final.pdf“. Aber so, dass klar ist: Worum geht es? Was wird erwartet? Bis wann? Von wem?

3. Messenger sind gut für schnell. Aber nicht automatisch für wichtig.

WhatsApp, Signal und Telegram sind für mich schnelle Kanäle. Ideal für kurze Rückfragen, kleine Abstimmungen oder Informationen, die unkompliziert und zeitnah geteilt werden sollen.

Beispiele:

• „Bist du schon da?“
• „Kannst du kurz den Kontakt schicken?“
• „Der Termin verschiebt sich um 15 Minuten.“
• „Ich bringe das Kabel mit.“

Das funktioniert wunderbar.

Schwieriger wird es, wenn aus einer kurzen Chatnachricht plötzlich ein Arbeitsauftrag wird. Oder wenn wichtige Informationen in einer Gruppe landen, in der innerhalb von zwei Stunden 47 Nachrichten geschrieben werden. Wenn ich nicht sofort antworten kann, besteht die realistische Gefahr, dass die Nachricht später irgendwo im Strom verschwindet.

Das ist keine böse Absicht. Das ist digitale Sedimentation. Nachrichten sinken nach unten, neue Nachrichten legen sich darüber, und irgendwann ist die Information archäologisch interessant, aber operativ verloren.

Daher gilt: Messenger sind gut für schnelle Kommunikation. Für wichtige oder verbindliche Themen bitte zusätzlich per E-Mail.

4. Teams ist praktisch. Aber nicht jeder Teams-Kanal ist ein Tempel der Aufmerksamkeit.

MS Teams kann sehr hilfreich sein, besonders für projekt- oder terminbezogene Zusammenarbeit. Dateien, Chats, Besprechungen, Aufgaben – alles an einem Ort. Theoretisch.

Praktisch gibt es Menschen wie mich, die mehrere Microsoft-365-Accounts nutzen. Hochschule, Projekte, Vereine, Organisationen, private Themen – jeder Account hat seine eigene kleine Welt. Und jede dieser Welten glaubt, sie sei die wichtigste.

Das führt dazu, dass Benachrichtigungen nicht immer zuverlässig ankommen. Oder im falschen Konto. Oder erst, wenn der Termin schon vorbei ist und Teams freundlich fragt, ob man die Besprechung bewerten möchte.

Deshalb: Teams ist gut für das, was in einem klaren Projektkontext stattfindet. Aber bitte nicht davon ausgehen, dass jede Teams-Nachricht bei mir sofort sichtbar auf dem inneren Radar erscheint.

Wenn etwas dringend oder verbindlich ist: bitte nicht nur in Teams verstecken.

5. Social Media ist Öffentlichkeit, nicht Projektmanagement.

LinkedIn, Facebook, Instagram und X nutze ich vor allem für allgemeine Mitteilungen, regionale Themen oder fachliche Interessen. Zum Beispiel Oftersheim, Camperumbau, eSport, Hochschule, Informatik, KI oder andere Themen, bei denen Öffentlichkeit, Sichtbarkeit oder Vernetzung eine Rolle spielen.

Diese Kanäle sind gut für:

• Informationen
• Eindrücke
• Ankündigungen
• Öffentlichkeitsarbeit
• Reaktionen
• Netzwerkpflege

Sie sind weniger gut für:

• „Kannst du bis morgen den Antrag prüfen?“
• „Wir hatten da noch eine offene Entscheidung.“
• „Ich habe dir das doch auf Facebook geschickt.“

Der Facebook Messenger ist bei mir ein Sonderfall. Ich habe ihn. Ich nutze ihn selten. Benachrichtigungen sind nicht zuverlässig. Wer mir dort etwas Wichtiges schreibt, kann ungefähr denselben Erfolg erwarten wie bei einer Flaschenpost im Rhein: Es kann ankommen, aber man sollte keine Prozessverantwortung darauf aufbauen.

6. Discord ist ein eigenes Universum

Discord ist im eSport-Kontext sehr verbreitet und dort auch sinnvoll. Server, Rollen, Channels, Sprachräume – für Communities ist das eine starke Plattform.

Trotzdem ist Discord für mich nicht immer einfach. Ich bin auf mehreren Servern, manche sind sehr aktiv, manche weniger. Es gibt viele Kanäle, viele Threads, viele Benachrichtigungen und vor allem viele Profilnamen, bei denen ich nicht immer weiß, welcher reale Mensch dahintersteht.

Wenn „ShadowPenguin_97“ mir schreibt, kann das ein sehr wichtiger Mensch sein. Es kann aber auch jemand sein, den ich seit drei Jahren kenne, ohne ihn jemals mit diesem Namen in Verbindung gebracht zu haben.

Das macht Kommunikation nicht unmöglich, aber es erhöht die Reibung.

Deshalb mein Wunsch für Discord: Eher vermeiden, wenn doch und wenn es um konkrete Zusammenarbeit geht, bitte Realnamen erkennbar machen oder zumindest einmal dazuschreiben, wer man ist. Das spart allen Beteiligten Detektivarbeit. Falls ich nicht antworte auf einen anderen Kanal wechseln.

7. Ich habe viele Bälle in der Luft

Ein wichtiger Punkt: Ich bin meistens in vielen Dingen gleichzeitig aktiv.

Familie, Hochschule, Lehre, Informatik, BWL, KI, Vereine, eSport, lokale Themen, Camperumbau, Technikprojekte, Veranstaltungen und Ehrenamt – es gibt meistens nicht den einen Ball in der Luft, sondern eher eine Jonglage mit Feuerkeulen, Tischtennisbällen, einem Lötkolben und irgendwo noch einem halb konfigurierten WLAN-Access-Point.

Das heißt nicht, dass mir Dinge egal sind. Im Gegenteil. Oft bin ich gerade deshalb bei vielen Themen dabei, weil sie mir wichtig sind.

Aber es bedeutet: Nicht jede Information bleibt automatisch oben auf dem Stapel. Nicht jede Nachricht, die ich lese, wird sofort beantwortet. Und nicht alles, was ich beantworten möchte, überlebt die nächste Vorlesung, Sitzung, Reparatur, Veranstaltung oder Fehlersuche in irgendeinem Gerät, das „bis gestern noch funktioniert hat“.

Wenn ich also etwas vergesse, ist das meistens kein Desinteresse. Es ist eher ein Speicherüberlauf in einem grundsätzlich gut gemeinten System.

Deshalb meine Bitte:
Wenn eine Antwort wichtig ist und von mir nichts kommt, bitte rechtzeitig nachfragen.

Nicht beleidigt warten. Nicht still hoffen. Nicht innerlich eine Strichliste führen. Einfach noch einmal freundlich anstupsen. Und bei Bedarf, nochmal. Ich nehme das keinem Krumm. Lieber einmal mehr nachhaken, als dass etwas wichtiges liegen bleibt.

8. Bei Bedarf bitte den Kanal wechseln

Manchmal liegt das Problem nicht an der Person, sondern am Kanal.

Wenn eine WhatsApp-Nachricht nicht beantwortet wird, kann eine E-Mail sinnvoll sein. Wenn eine E-Mail nicht beantwortet wird und es wirklich dringend ist, kann ein Anruf die beste Lösung sein. Wenn ein Thema kompliziert wird, ist ein Gespräch oft effizienter als ein Chatverlauf, der irgendwann aussieht wie die Logdatei eines abgestürzten Systems.

Ein guter Kommunikationswechsel kann so aussehen:

• „Ich hatte dir dazu eine WhatsApp geschickt, vermute aber, dass sie untergegangen ist. Ich schicke es dir noch einmal per E-Mail.“

Oder:

• „Das ist etwas komplexer. Sollen wir kurz telefonieren?“

Oder auch:

• „Ich brauche dazu bis morgen eine Entscheidung. Ich rufe dich lieber kurz an.“

Das ist nicht aufdringlich. Das ist hilfreich.

Gerade wenn viele Dinge parallel laufen, ist ein Kanalwechsel manchmal der Unterschied zwischen „habe ich nicht gesehen“ und „ist erledigt“.

9. Wichtig ist nicht, was gesendet wurde. Wichtig ist, was ankommen soll.

Ein häufiger Denkfehler lautet: „Ich habe es dir doch geschickt.“

Ja. Aber wohin? In welchem Kanal? In welchem Kontext? Mit welcher Erwartung? Und war erkennbar, dass eine Reaktion erwartet wird?

Kommunikation endet nicht beim Absenden. Kommunikation endet beim Verstehen.

Wenn eine Information wichtig ist, sollte sie so formuliert und platziert sein, dass sie auch als wichtig erkannt werden kann. Ein beiläufiger Satz in einem Gruppenchat ist keine belastbare Aufgabenübergabe. Ein Emoji ist keine Zustimmung zu einem Budget. Ein Daumen hoch ersetzt keine Entscheidungsvorlage. Und „kurz mal“ ist selten eine ausreichende Beschreibung für etwas, das später drei Stunden Arbeit bedeutet.

10. Meine persönliche Kanal-Priorität

Damit es einfacher wird, hier meine persönliche Rangfolge:

Persönlich: am besten für wichtige, komplexe oder sensible Themen.
Telefon oder Sprachchat: gut, wenn persönliches Treffen nicht möglich ist oder wenn etwas dringend geklärt werden muss. Im übrigen gerne auch ohne vorherige Terminabstimmung – einfach anrufen.
E-Mail: beste Wahl für verbindliche, nachvollziehbare und weiterleitbare Kommunikation.
WhatsApp, Signal, Telegram: gut für schnelle Rückfragen und kurze Informationen.
MS Teams: gut für konkrete Projekt- oder Terminräume, aber nicht immer zuverlässig sichtbar.
Facebook, Instagram, X: gut für allgemeine, öffentliche oder thematische Kommunikation.
Facebook Messenger: bitte nur, wenn es nicht wichtig ist oder zusätzlich abgesichert wird.
Discord: besser nein, vielleicht im eSport-Kontext, aber bitte mit Realnamen oder klarer Zuordnung. Falls nicht gelesen, schnell nachhaken.

Und noch einmal, weil es wichtig ist:
Bitte keine Sprachnachrichten, insbesondere für konkrete Arbeits- oder Abstimmungsthemen.

11. Wie man mit mir erfolgreich kommuniziert

Wer mit mir gut kommunizieren möchte, muss keine Doktorarbeit schreiben. Obwohl ich als Professor natürlich sagen muss: Eine saubere Struktur hat noch nie geschadet.

Es reichen ein paar einfache Regeln:

• Sagen, worum es geht.
• Sagen, ob eine Reaktion erwartet wird.
• Sagen, bis wann eine Reaktion gebraucht wird.
• Den passenden Kanal wählen.
• Wichtige Dinge nicht nur in flüchtigen Chats verstecken.
• Bei komplexeren Themen lieber sprechen.
• Bei verbindlichen Themen lieber schreiben.
• Bei dringenden Themen nicht auf stille Benachrichtigungen vertrauen.
• Wenn nichts kommt, rechtzeitig nachfragen.
• Wenn der Kanal nicht funktioniert, den Kanal wechseln.

Ein gutes Beispiel wäre:

„Hallo Markus, kurze Rückfrage zum Termin am Freitag: Können wir den Beginn von 18 auf 18:30 Uhr verschieben? Bitte gib mir bis morgen Mittag kurz Rückmeldung. Wenn das für dich verbindlich ist, schicke ich danach noch eine E-Mail an alle.“

Das ist wunderbar. Klar, freundlich, konkret, kanalbewusst.

Ein schwierigeres Beispiel wäre:

„Hatte ich irgendwo geschrieben, glaube ich.“

Das ist weniger wunderbar.

12. Es geht nicht um alt gegen jung

Am Ende geht es nicht darum, ob jemand Boomer, Gen X, Millennial oder Gen Z ist. Es geht auch nicht darum, ob ein Kanal „modern“ oder „alt“ ist.

Ich bin technikaffin. Ich mag Gadgets. Ich kann Softwareentwicklung, Cloud, KI, Plattformen und digitale Werkzeuge durchaus einordnen. Aber gerade deshalb weiß ich auch: Mehr Kanäle bedeuten nicht automatisch bessere Kommunikation. Manchmal bedeuten sie einfach nur mehr Orte, an denen etwas verschwinden kann.

Es geht darum, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Kommunikationsgewohnheiten haben. Manche leben in Chats. Manche in E-Mails. Manche in Teams. Manche in Discord. Manche kommunizieren am liebsten mit einem Kaffee in der Hand und einem echten Menschen gegenüber.

Alle Varianten können funktionieren. Aber sie funktionieren besser, wenn man Erwartungen ausspricht.

Was für die einen selbstverständlich ist, ist für die anderen unsichtbar. Was für die einen verbindlich wirkt, ist für die anderen nur ein flüchtiger Hinweis. Was für die einen „schnell geschickt“ ist, ist für die anderen „leider nie angekommen“.

Deshalb ist vielleicht der wichtigste Satz in der Kommunikation:

„Über welchen Kanal soll ich dir wichtige Dinge am besten schicken?“

Diese Frage spart Missverständnisse, Frust und sehr viele Nachrichten, die mit „Hast du gesehen…?“ beginnen.

Fazit: Kommunikation braucht Kanalbewusstsein

Ich bin digital erreichbar. Sogar sehr digital. Aber Erreichbarkeit ist nicht dasselbe wie Aufmerksamkeit. Und Aufmerksamkeit ist nicht dasselbe wie Verbindlichkeit.

Wer möchte,

• dass etwas schnell geht, kann mir gerne eine kurze Nachricht schicken.
• dass etwas verbindlich ist, schreibt besser eine E-Mail.
• dass wir etwas wirklich verstehen, kommt am besten vorbei oder ruft an.

Wer merkt,

• dass ich nicht reagiere, darf gerne rechtzeitig nachfragen.
• dass ein Kanal nicht funktioniert, sollte den Kanal wechseln.

Und wer mir eine Sprachnachricht schickt, muss damit leben, dass ich sie vielleicht erst höre, wenn das Thema historisch abgeschlossen ist.

Kommunikation ist kein Ratespiel. Sie ist ein gemeinsamer Versuch, Bedeutung zuverlässig zu transportieren.

Und manchmal beginnt dieser Versuch ganz einfach mit der Frage:

„Markus, wie erreiche ich dich dafür am besten?“